Chào mừng bạn đến với bài viết về Quản lý Dự án và Quy trình Làm việc (Project Management & Workflows). Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp tư vấn và cảm thấy mọi thứ trở nên hỗn loạn khi có thêm khách hàng, hoặc bạn muốn tìm cách để mở rộng quy mô mà không cần làm việc quá sức, thì đây chính là những kiến thức bạn cần. Bài viết này sẽ dựa trên các tài liệu đào tạo và hướng dẫn từ Consulting.com để mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện và những bước thực tế để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Khi Sự Hỗn Loạn Bắt Đầu: Tạo Trật Tự Như Thế Nào?
Khi mới bắt đầu, việc có được khách hàng đầu tiên là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng tăng lên, bạn sẽ nhận thấy rằng việc quản lý mọi thứ trở nên phức tạp. Các đầu việc chồng chất, thông tin khách hàng lẫn lộn, và bạn cảm thấy như bị kéo về mọi phía. Đây là một giai đoạn hoàn toàn bình thường, và tin tốt là có những cách để “hạ nhiệt” tình hình và thiết lập lại trật tự.
Một trong những giải pháp quan trọng là chuyển sang mô hình tư vấn phi tập trung. Thay vì bạn là trung tâm của mọi thông tin và quy trình, mô hình này xây dựng các nguồn thông tin đa dạng để cả khách hàng và cộng tác viên có thể tự tìm kiếm những gì họ cần mà không cần liên tục làm phiền bạn. Các công cụ hữu ích cho việc này bao gồm các nhóm Facebook, tài liệu FAQ, trung tâm trợ giúp và đặc biệt là các tài liệu quy trình làm việc.
Sức Mạnh Của Quy Trình Làm Việc (Workflows)
Vậy, quy trình làm việc là gì? Theo định nghĩa, một quy trình làm việc là một chuỗi các bước (có thể là nhiệm vụ, sự kiện, tương tác, v.v.) tạo nên một quy trình làm việc và tạo ra hoặc thêm giá trị cho doanh nghiệp. Có hai loại quy trình làm việc chính:
- Tuần tự: Mỗi bước phụ thuộc vào việc hoàn thành bước trước đó. Ví dụ, để bắt đầu bán hàng, bạn cần có sản phẩm để bán.
- Song song: Hai hoặc nhiều bước có thể diễn ra đồng thời. Ví dụ, khi thiết kế lại website và làm mới các ưu đãi, hai việc này có thể được thực hiện cùng lúc.
Tại Sao Doanh Nghiệp Tư Vấn Cần Quy Trình Làm Việc?
Có thể bạn nghĩ rằng việc lập quy trình nghe có vẻ quá hình thức, nhưng chúng lại vô cùng quan trọng, đặc biệt khi bạn cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc các dịch vụ “trọn gói”. Quy trình làm việc giúp bạn:
- Ghi nhớ những việc cần làm mỗi khi thực hiện một tác vụ.
- Duy trì kết quả nhất quán.
- Loại bỏ lỗi do con người.
- Cải thiện tốc độ.
- Làm cho kết quả dự đoán được.
Hãy tưởng tượng một phi công dù đã bay hàng ngàn giờ vẫn luôn tuân thủ các checklist trước khi cất cánh, bay và hạ cánh. Đó là vì họ không muốn bất kỳ sai sót nào xảy ra. Tương tự, trong kinh doanh tư vấn, khi bạn đã tìm ra một quy trình hiệu quả, việc tạo ra quy trình làm việc sẽ giúp bạn lặp lại thành công đó.
Khi Nào Nên Bắt Đầu Xây Dựng Quy Trình Làm Việc?
Điều quan trọng cần lưu ý là không nên cố gắng tạo quy trình làm việc khi bạn mới bắt đầu. Ở giai đoạn đầu, bạn cần linh hoạt thử nghiệm và điều chỉnh để tìm ra phương pháp nào thực sự hiệu quả. Chỉ khi bạn đã xác định được một quy trình “rinse and repeat” mang lại kết quả tốt, đó mới là thời điểm thích hợp để biến nó thành một quy trình làm việc chính thức.
Từng Bước Tạo Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả
Vậy, bạn thực hiện việc này như thế nào? Dưới đây là các bước cơ bản:
- Liệt kê các quy trình khác nhau trong doanh nghiệp của bạn. Hãy suy nghĩ về tất cả các công việc lặp đi lặp lại mà bạn hoặc nhóm của bạn thực hiện.
- Chọn quy trình quan trọng nhất và cam kết tạo quy trình làm việc cho quy trình đó trước.
- Mở Google Docs (hoặc một công cụ soạn thảo văn bản khác), tạo danh sách có số và bắt đầu nhập các bước của quy trình. Đôi khi, cách tốt nhất là đợi cho đến khi bạn phải thực hiện lại quy trình đó và sau đó ghi lại các bước khi bạn làm. Điều này đảm bảo rằng quy trình của bạn dựa trên thực tế công việc, không chỉ là lý thuyết.
- Lưu trữ quy trình làm việc trong một nền tảng dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong nhóm hoặc nhà thầu, chẳng hạn như Help Scout Docs. Bạn có thể tạo các danh mục khác nhau để sắp xếp quy trình làm việc theo chủ đề (ví dụ: Quản lý Cộng đồng, Quảng cáo Facebook). Thậm chí, bạn có thể nhúng cả video hướng dẫn vào quy trình.
- Khi quy trình thay đổi, hãy cập nhật nó trong nền tảng lưu trữ của bạn. Việc duy trì các quy trình làm việc được cập nhật sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.
Công Cụ Hỗ Trợ Quản Lý Dự Án và Quy Trình Làm Việc (Software Stack)
Có rất nhiều công cụ phần mềm có thể giúp bạn quản lý dự án và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ được đề cập:
- Help Scout: Không chỉ là một nền tảng hỗ trợ khách hàng, Help Scout còn cung cấp Help Scout Docs, một công cụ tuyệt vời để xây dựng cơ sở kiến thức và lưu trữ các quy trình làm việc. Điều này giúp khách hàng và nhân viên có thể tự tìm kiếm thông tin và làm theo hướng dẫn.
- Trello: Một công cụ quản lý dự án dựa trên bảng (board) và thẻ (card) cực kỳ đơn giản và trực quan. Bạn có thể tạo các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của một quy trình làm việc (ví dụ: “Đã tiếp nhận khách hàng”, “Nghiên cứu thị trường”, “Triển khai chiến dịch”, “Hoàn thành”) và di chuyển các thẻ (dự án hoặc nhiệm vụ) giữa các cột khi chúng tiến triển. Trello cũng rất hữu ích khi làm việc nhóm và theo dõi tiến độ công việc của các cộng tác viên. Trong lĩnh vực tuyển dụng, Trello có thể được sử dụng ở giai đoạn đầu để quản lý ứng viên qua các giai đoạn tuyển dụng.
- Slack: Một nền tảng giao tiếp nhóm mạnh mẽ, giúp các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ tệp và phối hợp công việc.
- ActiveCampaign: Công cụ tự động hóa marketing mạnh mẽ, cho phép bạn tự động hóa các quy trình marketing như gửi email theo dõi, phân loại khách hàng dựa trên hành vi và kích hoạt các sự kiện dựa trên tương tác của người dùng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
- Workable ATS và Lever ATS: Các hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking Systems) này được giới thiệu trong bối cảnh xây dựng “cỗ máy tuyển dụng nhân tài”. Workable phù hợp cho giai đoạn có nhiều ứng viên và nhiều người tham gia vào quy trình tuyển dụng, trong khi Lever là một công cụ mạnh mẽ hơn, thường được sử dụng khi làm việc với các nhà tuyển dụng và cần quản lý quy trình tuyển dụng phức tạp.
- Calendly: Một công cụ lên lịch hẹn tự động, giúp bạn dễ dàng sắp xếp các cuộc gọi và phỏng vấn mà không cần trao đổi email qua lại.
Ví Dụ Về Ứng Dụng Quy Trình Làm Việc
Hãy xem xét một ví dụ đơn giản về quy trình đăng bài thông báo lịch gọi Q&A trong một nhóm Facebook:
- Lấy thông tin lịch gọi đã được lên lịch trong GoToWebinar.
- Tạo hai sự kiện trong nhóm Facebook (một cho mỗi chương trình).
- Sử dụng hình ảnh template đã được chuẩn bị.
- Nhập tên sự kiện, thời gian và đường dẫn tham gia từ GoToWebinar.
- Sao chép và dán đoạn mô tả sự kiện đã được soạn sẵn.
- Đăng sự kiện.
- Đăng thông báo trên tường chính của nhóm với nội dung đã được chuẩn bị.
Nhờ quy trình này, bất kỳ ai (kể cả khi người phụ trách chính vắng mặt) đều có thể thực hiện công việc một cách chính xác và không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Lời Khuyên Về Năng Suất: Sức Mạnh Của Làm Việc Sâu
Cuối cùng, để tận dụng tối đa các quy trình và công cụ, đừng quên sức mạnh của làm việc sâu (deep work). Hãy tạo ra những khoảng thời gian tập trung cao độ, tránh xa các yếu tố gây xao nhãng như mạng xã hội và email. Buổi sáng sớm thường là thời điểm lý tưởng để thực hiện những công việc quan trọng nhất. Việc thiết lập một thói quen làm việc tập trung sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn gấp nhiều lần.
Kết Luận
Quản lý dự án và xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tư vấn của bạn phát triển bền vững và có trật tự. Bằng cách áp dụng mô hình tư vấn phi tập trung, xây dựng các quy trình rõ ràng, tận dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp và thực hành làm việc sâu, bạn có thể giải phóng thời gian, tăng năng suất và tập trung vào việc mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng của mình. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và bạn sẽ thấy sự khác biệt!