Chào mừng các bạn đã quay trở lại! Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào Giờ Học Tập Trung (Focused Hours) – đơn vị hành động nền tảng tạo nên mọi tiến bộ có ý nghĩa.
Vậy, tại sao chúng ta lại quan tâm đến Giờ Tập Trung? #
Bạn thấy đấy, hầu hết mọi thứ bạn muốn trong cuộc sống đều nằm ở phía bên kia của việc có thể ngồi xuống và tập trung vào một việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài.
Chúng ta quan tâm đến nó vì:
- Công việc tốt nhất của bạn diễn ra trong trạng thái dòng chảy (flow state), không phải chế độ hỗn loạn (chaos mode). Bạn biết cảm giác đó mà, khi bạn cảm thấy mình đã làm cả ngày nhưng nhìn lại thì chẳng có gì thực sự tiến triển cả. Đó là chế độ hỗn loạn.
- Đa nhiệm là một ảo tưởng, và não của bạn biết điều đó. Một giờ làm việc tập trung thực sự có thể đánh bại tám giờ làm việc phân tán.
- Thiên tài xuất hiện trong công việc sâu (deep work), không phải ở tầng hời hợt.
- Và cuối cùng, thời gian của bạn xứng đáng được sử dụng tốt hơn là làm nô lệ cho những thứ gây xao nhãng.
Công thức Giờ Tập Chung #
Đây là khuôn khổ mà cá nhân tôi sử dụng cho mọi phiên làm việc. Tôi gọi nó là Công thức Giờ Tập Chung: 5 phút để lên kế hoạch và sắp xếp, 50 phút để tập trung, và 5 phút để suy ngẫm và nạp lại năng lượng.
Cấu trúc 5-50-5 này tạo ra một “khung chứa” hoàn hảo cho công việc sâu và có ý nghĩa.
Gặp gỡ 4 Kỵ sĩ cản trở sự Tập trung sâu #
Thật không may, việc ngồi xuống và tập trung không hề đơn giản. Có 4 “kỵ sĩ” luôn ngăn cản chúng ta:
- Sự Trì hoãn (Procrastination): Thất bại trong việc bắt đầu những nhiệm vụ quan trọng.
- Sự Xao nhãng (Distraction): Những gián đoạn từ bên ngoài và bên trong phá vỡ dòng chảy công việc của chúng ta.
- Sự Kiệt sức (Burnout): Sự mệt mỏi về tinh thần và thể chất do làm việc quá sức.
- Chủ nghĩa Hoàn hảo (Perfectionism): Nhu cầu tê liệt phải làm mọi thứ hoàn hảo trước khi có thể tiến về phía trước.
Nhưng đừng lo, chúng ta có chiến lược cho từng kỵ sĩ một.
Giai đoạn 1: Lên kế hoạch & Sắp xếp (5 phút đầu) #
Đây giống như “mise en place” trong nấu ăn vậy – chuẩn bị sẵn mọi thứ trước khi bắt đầu.
🎯 Lên kế hoạch: Trước mỗi phiên làm việc, hãy viết ra một việc duy nhất bạn muốn làm. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nó không phải là thói quen phổ biến. Đã bao lần tôi ngồi vào bàn mà quên mất việc đặt ra ý định. Và rồi tôi bắt đầu lướt Slack, kiểm tra email, rồi lên YouTube vì “nghiên cứu thị trường” (dù gì tôi cũng là một YouTuber mà)… và trước khi tôi kịp nhận ra, 29 phút đã trôi qua mà chẳng có gì được hoàn thành cả.
🗑️ Sắp xếp: Dành 1-2 phút để dọn dẹp không gian làm việc của bạn. Một bàn làm việc bừa bộn dẫn đến một tâm trí rối bời. Hãy dọn sạch giấy tờ, thiết bị, những cốc cà phê rỗng… mọi thứ không cần thiết cho công việc hiện tại.
Giai đoạn 2: Tập trung (50 phút) #
Đây là trái tim của công thức. Bí quyết rất đơn giản: làm một việc duy nhất.
Nhưng nói thì dễ hơn làm, phải không? Đó là lúc các “kỵ sĩ” xuất hiện. Và đây là vũ khí của chúng ta:
Vũ khí chống lại Sự Trì hoãn: Thực đơn Kích hoạt (Activation Menu) #
Đây là “đường dẫn” của bạn để vào guồng làm việc. Hãy tự hoàn thành câu này: “Khi tôi nhận thấy mình đang trì hoãn, tôi sẽ làm một hoặc nhiều điều sau…”
Đây là một vài món trong thực đơn của tôi:
- Bật playlist nhạc không lời yêu thích trên YouTube.
- Thực hiện bài tập hít thở 3 phút để cảm thấy tập trung và tỉnh táo.
- Giải quyết một nhiệm vụ hành chính siêu dễ trước để lấy đà.
- Thay đổi địa điểm – quán cà phê dưới nhà thường rất hiệu quả.
Vũ khí chống lại Sự Xao nhãng: Thực đơn Tái kích hoạt (Reactivation Menu) & Hệ thống Ghi lại (Capture System) #
Thực đơn Tái kích hoạt: Khi bạn thấy mình đang bị xao nhãng, hãy làm một trong những điều sau:
- Nghỉ 60 giây và thực hiện vài động tác bật nhảy.
- Đổi nhạc nền sang soundtrack của “Chúa tể những chiếc nhẫn”.
- Chuyển điện thoại sang chế độ “Không làm phiền” và đặt nó ở phòng khác. (Nghiên cứu cho thấy chỉ cần có điện thoại trong phòng cũng đã làm giảm hiệu suất của bạn rồi!)
Hệ thống Ghi lại: David Allen đã nói: “Bộ não của bạn là để có ý tưởng, không phải để lưu giữ chúng.”
Khi đang tập trung, nếu có bất kỳ ý tưởng hay nhiệm vụ nào nảy ra trong đầu, đừng cố nhớ nó. Hãy ghi lại ngay lập tức. Bạn có thể dùng một cuốn sổ tay đơn giản. Tôi thường vẽ một ô vuông nhỏ và viết nhiệm vụ đó ra, như “Gọi cho bà” hay “Trả tiền điện”. Sau đó, tôi hoàn toàn có thể quên nó đi và tiếp tục công việc của mình. Việc này giúp giải phóng tâm trí một cách đáng kinh ngạc.
Vũ khí tối thượng: Nhật ký Tập trung (Focus Log) #
Trong nhiều khía cạnh, công cụ duy nhất có tác động mạnh mẽ nhất để cải thiện sự tập trung của bạn là ghi lại thời gian bạn thực sự làm việc sâu.
Nếu thay đổi duy nhất bạn thực hiện là theo dõi một cách nhất quán số phút tập trung của mình, có lẽ bạn sẽ tăng gấp đôi năng suất.
Khi tôi lần đầu tiên làm điều này, tôi đã bị sốc khi biết rằng trong một ngày làm việc 8 tiếng, tôi chỉ thực sự tập trung được khoảng 2-3 giờ. Phần còn lại là chuyển đổi ngữ cảnh, bị xao nhãng, hoặc làm những công việc hời hợt.
Việc đo lường chính là một sự can thiệp. Giống như việc cân nặng mỗi sáng giúp bạn chú ý hơn đến sức khỏe, việc theo dõi thời gian tập trung sẽ tự nhiên khiến bạn tìm cách để tăng con số đó lên. Tôi khuyên bạn nên dùng ứng dụng Toggl (nó miễn phí) để bắt đầu.
Giai đoạn 3: Suy ngẫm & Nạp lại năng lượng (5 phút cuối) #
Đây là cơ hội để bạn học hỏi và làm cho phiên làm việc tiếp theo tốt hơn nữa.
🪞 Suy ngẫm: Hãy tự hỏi: “Tôi có thể tinh chỉnh điều gì nhỏ nhặt để lần sau tập trung dễ hơn không?” Những thay đổi nhỏ có thể tạo ra tác động lớn. Ví dụ, tôi nhận ra mình hay bị mất tập trung vì phải đi lấy khăn giấy. Thế là tôi mua hẳn một hộp khăn giấy đặt trên bàn. Vấn đề được giải quyết. Sau đó tôi nhận ra mình cần một cái sọt rác… Cứ như vậy, từng chút một, môi trường làm việc của bạn sẽ được tối ưu hóa.
🔋 Nạp lại năng lượng & Thực đơn Nạp năng lượng (Recharge Menu): Những khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc cũng quan trọng như chính công việc vậy. Hãy tạo cho mình một danh sách những việc giúp bạn thực sự “sạc pin”.
- Đi dạo 10 phút.
- Chơi một vài bản nhạc guitar.
- Cắt một quả táo và ăn với bơ hạnh nhân.
Đó chính là toàn bộ vòng lặp. Bằng cách thực hành nó, bạn không chỉ hoàn thành được nhiều việc hơn, mà còn xây dựng được “cơ bắp” tập trung của mình theo thời gian.