Chào mừng các bạn quay trở lại Tuần 2 của LifeOS! Tuần này, chúng ta sẽ đi sâu vào một trong những phần yêu thích của tôi: Những ngày làm việc hiệu quả (Productive Days).
Bạn có bao giờ cảm thấy ngày của mình đang điều khiển bạn, thay vì bạn điều khiển nó không? Chúng ta thường bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email, lướt mạng xã hội và ngay lập tức bị cuốn vào guồng quay của những yêu cầu từ người khác. Đó là sống một cách “phản ứng”. Nhưng điều chúng ta muốn là sống “chủ động” – tự mình quyết định xem một ngày sẽ diễn ra như thế nào.
Để làm được điều đó, chúng ta có một thứ gọi là Giao thức Ngày Năng suất (Productive Day Protocol).
Nó khá đơn giản: chúng ta bắt đầu ngày mới với 5 phút cho Tuyên ngôn Buổi sáng (Morning Manifesto), sau đó là khoảng 3-5 Giờ Tập trung, và kết thúc ngày làm việc với 5 phút cho Nghi thức Kết thúc (Evening Shutdown).
Nghe có vẻ nhiều thứ phải không? Đừng lo, chúng ta sẽ đi từng bước một. Và bước đầu tiên, cũng là bước thú vị nhất, chính là thiết kế…
💫 Ngày Thứ Ba Lý Tưởng Của Bạn #
Có một câu nói rất hay của Tim Urban: “Cuộc sống của bạn được tạo nên từ một chuỗi những ngày thứ Ba bình thường. Hãy tìm ra ngày thứ Ba lý tưởng của bạn trông như thế nào. Bởi vì nếu bạn có thể có một ngày thứ Ba tuyệt vời, bạn có thể sẽ có một cuộc sống tuyệt vời.”
Điều này thực sự làm tôi suy ngẫm. Thay vì cố gắng lên kế hoạch cho cả cuộc đời, tại sao không bắt đầu bằng việc thiết kế một ngày hoàn hảo?
✍️ Bài tập: Thiết kế Ngày Thứ Ba Lý Tưởng của bạn (3 phút)
Bây giờ, hãy lấy giấy bút hoặc mở một trang tài liệu mới. Tôi sẽ cho bạn 3 phút để phác thảo ra ngày thứ Ba lý tưởng của mình. Hãy tưởng tượng không có bất kỳ sự gián đoạn nào và mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch.
- Bạn thức dậy lúc mấy giờ? Thói quen buổi sáng của bạn trông như thế nào?
- Buổi sáng bạn làm công việc gì?
- Bạn ăn trưa khi nào?
- Bạn có những khoảng nghỉ để “sạc pin” nào trong ngày?
- Khi nào bạn kết thúc công việc?
- Bạn bắt đầu thư giãn cho buổi tối lúc mấy giờ?
Đừng lo lắng nếu nó có vẻ phi thực tế. Đây là “ngôi sao Bắc Đẩu” để chúng ta hướng tới. Có những ngày bạn chỉ đạt được 20% của ngày lý tưởng, có những ngày đạt 80%. Cả hai đều là chiến thắng.
☀️ Tuyên ngôn Buổi sáng (The Morning Manifesto) #
Đây là thói quen “đinh” của tôi. Chỉ mất 5 phút nhưng nó thiết lập toàn bộ quỹ đạo cho một ngày làm việc hiệu quả và vui vẻ. Ý tưởng này được lấy cảm hứng từ cuốn sách “The Checklist Manifesto” của bác sĩ Atul Gawande. Con người chúng ta dễ mắc lỗi, nhưng một checklist đơn giản có thể giúp mọi thứ đi đúng hướng.
Tôi chia Tuyên ngôn của mình thành 3 phần: Khởi động (Prime), Điều chỉnh (Align), và Tổ chức (Organise).
‼️ Cảnh báo quan trọng: Hãy giữ nó trong 5 phút!
Khi mới bắt đầu, bạn sẽ rất muốn thêm hàng tá câu hỏi vào checklist của mình. Đừng làm vậy! Tôi đã thử và thất bại. Nếu nó dài hơn 5 phút, bạn sẽ không làm nó đâu, đặc biệt là vào những ngày bận rộn – chính là những lúc bạn cần nó nhất.
✍️ Bài tập: Tạo Tuyên ngôn Buổi sáng của riêng bạn (3 phút)
Hãy dành 3 phút để viết ra 1-3 câu hỏi cho mỗi mục dưới đây. Giữ nó thật đơn giản nhé!
- Khởi động: (ví dụ: Sáng nay mình cảm thấy thế nào? Mình biết ơn điều gì?)
- Điều chỉnh: (ví dụ: Cuộc phiêu lưu hôm nay của mình là gì? Nó đã có trong lịch chưa?)
- Tổ chức: (ví dụ: Hôm nay có “Bữa tiệc Admin Nhỏ” không? Mình đã cập nhật danh sách việc cần làm chưa?)
“Cuộc phiêu lưu” là gì? Đó chỉ là cách nói “cho vui” của tôi về Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (Most Important Task) trong ngày. Khi chúng ta tiếp cận công việc như một trò chơi, nó sẽ trở nên thú vị hơn nhiều.
⏳ Thời gian Tập trung (Focus Time) #
Đây là phần cốt lõi của ngày làm việc. Hầu hết những người làm việc hiệu quả nhất mà tôi biết – từ nhà toán học đến nhà văn – đều chỉ có khoảng 3-5 giờ làm việc sâu thực sự mỗi ngày.
- 3 giờ/ngày: Bạn đã vượt qua 90% mọi người.
- 4 giờ/ngày: Bạn đã vượt qua 95% mọi người.
- 5 giờ/ngày: Bạn đã vượt qua 99% mọi người.
Nhớ nhé, đây là thời gian làm việc sâu thực sự, không phải các cuộc họp hay trả lời email. Chúng ta đã nói rất nhiều về “Công thức Giờ Tập trung” ở tuần trước, và đây chính là lúc để áp dụng nó.
🌙 Nghi thức Kết thúc (Evening Shutdown) #
Cũng giống như Tuyên ngôn Buổi sáng, Nghi thức Kết thúc chỉ mất 5 phút. Đây là lúc để bạn “tắt chế độ làm việc” và “bật chế độ cuộc sống”. Nó giúp bạn tạo ra một ranh giới rõ ràng, để khi hết giờ làm, bạn thực sự nghỉ ngơi và không còn lo lắng về công việc nữa.
Chúng ta sẽ nói kỹ hơn về điều này trong các tuần tới, nhưng về cơ bản, nó bao gồm việc xem lại các công việc đã hoàn thành và lên kế hoạch cho ngày mai.
Hành trình của bạn #
Vậy đó, đó là Giao thức Ngày Năng suất. Nó không phải là một quy tắc cứng nhắc, mà là một khuôn mẫu để bạn điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh của mình. Hãy bắt đầu từ việc thiết kế “Ngày Thứ Ba Lý Tưởng” của bạn, và bạn sẽ thấy sự